Dengan perkembangan teknologi seperti saat ini, virtual assistant menjadi salah satu pekerjaan yang banyak dicari oleh perusahaan.
Profesi ini semakin banyak dibutuhkan, terlebih setelah peluang bekerja secara remote juga ikut meningkat.
Selain dapat bekerja secara remote, ada banyak hal menarik lain yang bisa kamu dapatkan memilih untuk berprofesi sebagai asisten virtual. Namun sebenarnya, apa, sih, virtual assistant itu?
Definisi Virtual Assistant
Perlu kamu ketahui, virtual assistant adalah sebuah profesi yang memiliki tugas untuk membantu klien menyelesaikan seluruh pekerjaan yang bersifat administratif.
Dilansir dari The Balance SMB, virtual assistant merupakan pihak yang memberi layanan yang bersifat administratif serta dukungan bisnis kepada suatu perusahaan, secara remote atau jarak jauh.
Tugas dan Tanggung Jawab Virtual Assistant
Seorang virtual assistant memiliki berbagai macam keahlian dan spesialisasi yang berbeda-beda.
Biasanya, mereka akan melakukan pekerjaan sesuai dengan fungsi atau bagian tertentu dari bisnis. Namun, menjadi virtual assistant memiliki cakupan pekerjaan yang cukup luas.
Nah, untuk memudahkan kamu memahaminya, perhatikan beberapa tugas virtual assistant yang ada di bawah ini.
-
Administrasi Umum
Pekerjaan yang bersifat administratif menjadi tugas virtual assistant yang mirip seperti asisten pribadi. Beberapa jenis pekerjaan yang dilakukan seperti membuat resume harian, jadwal liburan, jadwal meeting, jadwal pekerjaan, dan lain sebagainya.
Selain itu, tugas-tugas penginputan data atau data entry juga bisa menjadi bagian dari tugas administrasi umum.
Misalnya mengumpulkan data, melakukan penginputan, menyortir, dan mengolah data klien hingga mengubahnya menjadi data yang dapat disajikan kepada pimpinan perusahaan sebagai bahan untuk mempertimbangkan keputusan bisnis.
-
Customer Service
Tugas lain dari seorang VA adalah sebagai customer service untuk mengatasi permasalahan para pelanggan.
Dengan tugas seperti ini, pekerjaan sebagai customer service akan mencakup berbagai hal yang erat kaitannya dengan pelanggan.
Selain itu, beberapa hal yang melibatkan pelanggan seperti membalas email, memblokir email spam, dan pekerjaan pengelolaan email lainnya juga bisa dilakukan oleh seorang VA.
-
Recruitment
Di bidang lain, seorang VA juga akan mengerjakan beberapa hal terkait recruitment perusahaan. Dalam hal ini, seorang VA akan diminta untuk membuat deskripsi pekerjaan terkait posisi tersebut.
Selain itu, VA akan bertanggung jawab untuk melakukan review atau menilai lamaran pekerjaan yang dikirimkan calon pekerja kepada perusahaan.
-
Mengelola Media Sosial
Sseorang VA juga akan membantu mengurus segala hal yang berkaitan dengan media sosial dari kliennya. Dalam hal ini, kamu bertugas untuk mencari ide konten hingga membuat konten yang menarik untuk media sosial klien.
Selain itu, kamu juga bertugas untuk mengurus seluruh media sosial milik klien, mulai dari Facebook, Instagram, LinkedIn, dan lain sebagainya. Pekerjaan ini sekaligus membantu mengatur pembayaran iklan di media sosial tersebut apabila dibutuhkan.
-
Marketing
Bekerja sebagai seorang VA juga dapat membantu memasarkan produk atau layanan klien kepada konsumen. Kamu bisa membantu mempublikasikan konten iklan atau memasarkannya dengan cara yang lebih inovatif, untuk menarik minat pelanggan terhadap produk atau jasa klien.
Beberapa bentuk tugas seorang VA dalam hal ini adalah membantu mengidentifikasi demografi baru yang bisa menjadi target pasar, mencari cara baru untuk meningkatkan strategi pemasaran, memantau aktivitas kompetitor, hingga memastikan seluruh kegiatan campaign yang berjalan.
Cara Menjadi Virtual Assistant
Apabila kamu tertarik untuk berkarir sebagai seorang VA, kamu bisa mencari tahu cara menjadi virtual assistant melalui beberapa informasi berikut ini:
-
Ikut Pelatihan Virtual Assistant
Jika kamu tertarik menjadi VA yang capable, kamu bisa mempersiapkan diri kamu dengan mengikuti pelatihan virtual assistant, baik secara gratis maupun yang berbayar. Di sini, kamu akan diajari untuk mengidentifikasi dan mengembangkan skill yang dibutuhkan untuk menjadi VA.
Selain itu, dengan mengikuti pelatihan seperti ini kamu bisa mendapatkan informasi penting mengenai cara kerja virtual assistant, sehingga kamu bisa menjadi seorang VA yang lebih siap dan profesional.
-
Tentukan Jenis Pelayanan
Tahap selanjutnya adalah menentukan jenis pelayanan yang sesuai dengan kemampuan kamu. Setelah kamu mengikuti berbagai pelatihan, berarti kamu sudah dapat mengidentifikasikan skill dan pekerjaan yang kamu senangi.
Hal ini dilakukan agar kamu lebih mudah untuk mengetahui layanan virtual apa saja yang bisa kamu tawarkan kepada calon klien.
-
Tentukan Tarif Jasa
Tentunya, bayaran yang bisa kamu dapatkan sebagai seorang virtual assistant akan berbeda-beda, tergantung dari klien atau jenis tugas yang dikerjakan.
Oleh sebab itu, kamu perlu menentukan tarif jasa yang sesuai dengan kemampuan kamu. Kamu bisa mencari tahu tarif freelance virtual assistant di situs-situs lowongan kerja, dan menyesuaikannya dengan kemampuan kamu.
-
Membangun Personal Branding
Apabila kamu bekerja sebagai seorang virtual assistant, kamu memiliki kemungkinan untuk bekerja dengan banyak klien secara bersamaan. Oleh sebab itu, untuk mempermudah kamu dalam mendapatkan klien, perlu adanya personal branding yang kuat agar klien percaya kemampuan kamu.
Salah satu cara yang menunjang personal branding yang baik adalah dengan membuat website pribadi yang berisi pengalaman kerja kamu sebagai seorang VA.
-
Cari Lowongan Virtual Assistant
Saat kamu merasa sudah siap memiliki karir sebagai seorang asisten virtual, kamu bisa mulai mencari lowongan kerja virtual assistant di website yang tepercaya, seperti Indeed, LinkedIn, atau website khusus freelance Fiverr, Upwork, dan sebagainya.
-
Kembangkan Skill
Setelah kamu berhasil mendapatkan pekerjaan sebagai asisten virtual, pastikan kamu terus mengasah kemampuan dan mengembangkan skill yang kamu miliki.
Sering kali, seorang VA menguasai kemampuan khusus yang bisa digunakan untuk mendapatkan pekerjaan. Bahkan, tidak jarang spesialisasi tersebut dapat menjadi parameter untuk meningkatkan potensi pendapatan.
Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Virtual Assistant
Bekerja sebagai seorang virtual assistant dituntut untuk memiliki banyak keterampilan. Keterampilan yang dimiliki akan sangat membantu kamu menjalankan tugas sebagai seorang VA.
Di bawah ini adalah beberapa skill atau kemampuan yang diperlukan untuk menjadi seorang VA, antara lain:
-
Komunikasi
Kemampuan atau keterampilan berkomunikasi merupakan hal paling mendasar yang dibutuhkan untuk menjadi virtual assistant. Kemampuan komunikasi, baik lisan maupun tulisan sangat dibutuhkan untuk mengerjakan seluruh task dari klien, seperti menulis email, membuat presentasi, hingga menerima panggilan telepon.
Pasalnya, hal-hal tersebut merupakan cara yang digunakan pada bisnis untuk berinteraksi dengan para pelanggannya.
-
Decision Making
Decision making menjadi kemampuan yang harus bisa dimiliki oleh seorang VA. Terkadang, seorang VA akan menghadapi kondisi yang mengharuskannya untuk mengambil keputusan cepat, apabila klien tidak dapat dihubungi di waktu-waktu genting.
Tentunya, hal ini akan menjadi kendala apabila kamu tidak menguasai kemampuan decision making tersebut.
-
Manajemen Waktu
Keterampilan yang baik dalam mengelola waktu dan proyek juga tidak kalah penting untuk dimiliki oleh seorang VA. Kedua skill ini akan mempermudah kamu mengatur jadwal ataupun menyelesaikan setiap pekerjaan secara tepat waktu.
Kemampuan ini sangat dibutuhkan karena sebagai seorang VA, kamu akan sering menghadapi beberapa pekerjaan yang berhubungan dengan prioritas atau deadline yang ketat.
Dengan kemampuan tersebut, memungkinkan kamu bekerja di bawah tekanan serta meminimalisir hambatan yang dapat terjadi saat menyelesaikan deadline pekerjaan.
-
Ketelitian
Bekerja sebagai VA juga memerlukan ketelitian yang baik. Pasalnya, kamu akan dituntut untuk mengerjakan banyak tugas dengan standar kualitas yang tinggi.
Terlebih saat kamu perlu menyelesaikan berbagai macam tugas yang membutuhkan perhatian khusus atau detail yang baik.
Memiliki ketelitian saat bekerja akan sangat membantu meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas kamu dalam bekerja.
-
Keterampilan TI
Mempunyai keterampilan di bidang komputer juga sangat dibutuhkan jika kamu ingin bekerja sebagai seorang VA. Pasalnya, sebagian besar pekerjaan yang dilakukan, membutuhkan kemampuan komputer yang baik.
Misalnya, jika kamu menguasai Microsoft Office, kamu akan dengan mudah menyelesaikan tugas untuk membuat presentasi, mengolah data Excel, dan tugas lain yang sejenis.
-
Media sosial
Selain membutuhkan keterampilan TI, seorang VA juga diharapkan mampu menguasai media sosial. Sebab, biasanya klien yang bekerja sama denganmu perlu mempresentasikan perusahaannya secara online, namun mereka tidak memiliki waktu untuk mempersiapkannya.
Untuk itu, kehadiran VA akan sangat membantu menjalankan dan menyelesaikan tugas-tugas perusahaan tersebut.
Penutup
Berdasarkan penjelasan di atas, pekerjaan sebagai seorang virtual assistant merupakan profesi yang banyak dibutuhkan oleh perusahaan. Kehadiran seorang virtual assistant dapat membantu menyelesaikan tugas-tugas yang bersifat administratif pada sebuah perusahaan.
Profesi ini sangat dicari oleh para pengusaha dan juga bisnis online yang membutuhkan bantuan, akan tetapi ingin mengeluarkan biaya untuk menyediakan ruang atau kantor bagi karyawannya.
Tidak heran, apabila pekerjaan ini menjadi sebuah profesi yang cukup menarik bagi pihak-pihak dengan keterampilan yang dibutuhkan sebagai seorang asisten virtual.
Referensi:
- https://www.niagahoster.co.id/blog/virtual-assistant-adalah/#7_Cara_Menjadi_Asisten_Virtual
- https://kelas.work/blogs/ternyata-begini-tanggung-jawab-dan-gaji-seorang-virtual-assistant
- https://glints.com/id/lowongan/virtual-assistant/
- https://www.thebalancemoney.com/virtual-assistant-1794441
