Contoh Email Bisnis Beserta Arti dan Cara Membuatnya!

Apakah kamu sedang membutuhkan contoh email bisnis untuk memenuhi kebutuhan dalam bisnis kamu? Jika iya, artikel ini dapat membantu kamu membuat email bisnis yang bisa diaplikasikan untuk bisnis kamu.

Bagi para pelaku bisnis, membuat email bisnis merupakan hal yang penting agar operasional bisnis dapat terus berjalan dengan lancar. Apalagi, di era digitalisasi seperti saat ini, email bisnis menjadi komponen penting yang dapat memberi banyak manfaat bagi bisnis itu sendiri.

Namun, apa, sih, yang dimaksud dengan email bisnis itu? Serta apa perbedaan antara email bisnis dengan surat bisnis? Temukan jawaban lengkapnya dalam tulisan di bawah ini.

Table of Contents

Apa Itu Email Bisnis?

Secara umum, email bisnis adalah surat elektronik yang dibuat untuk kepentingan bisnis. Biasanya, email bisnis dibuat oleh perusahaan menggunakan nama dan domain khusus dari bisnis atau perusahaan tersebut.

Email yang dikirimkan dari email bisnis ini dapat secara langsung diketahui oleh penerima email tersebut. Sebab, nama atau domain yang digunakan, akan menampilkan brand atau nama perusahaan yang mengirimkan email kepada pelanggannya.

Penggunaan email bisnis dapat memberikan banyak manfaat bagi pengirimnya, sehingga banyak perusahaan memilih menggunakan email bisnis untuk memenuhi kebutuhan dan kepentingan dari bisnis tersebut.

Fungsi Email Bisnis

Lantas, apa saja fungsi dari email bisnis itu? Adapun beberapa fungsi dari email bisnis yang perlu kamu pahami adalah sebagai berikut:

Mempermudah Personalisasi Komunikasi

Fungsi yang pertama dari penggunaan email bisnis adalah untuk mempermudah komunikasi antar divisi di dalam perusahaan. Setiap perusahaan tentu memiliki divisi yang berbeda untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.

Dengan adanya email bisnis, komunikasi yang terjalin di antara setiap divisi perusahaan dapat dipersonalisasikan secara lebih efisien. Sebab, setiap divisi dapat mengakses email yang masuk sesuai dengan bagian mereka masing-masing.

Media Penyimpanan yang Mudah dan Aman

Selain itu, email bisnis juga dapat menjadi media untuk bertukar pesan, dokumen, dan informasi dari para klien kepada perusahaan. Setiap email yang dikirimkan, dapat dikelompokkan kemudian diarsipkan dan disimpan secara rapi di dalam email bisnis.

Perusahaan juga tidak perlu memikirkan kapasitas penyimpanan data dari email yang dikirim, sebab rata-rata kapasitas penyimpanan online pada email bisnis ini cukup besar.

Layanan Tambahan Penunjang Bisnis

Fungsi lain dari penggunaan email bisnis adalah dapat memberi perusahaan layanan tambahan yang dibutuhkan untuk menunjang operasional bisnis tersebut.

Seperti yang kita ketahui, email yang digunakan untuk bisnis akan berbeda dengan email yang dipakai untuk kebutuhan pribadi. Oleh karena itu, fitur-fitur yang terdapat pada email bisnis juga akan berbeda daripada email pribadi.

Beberapa fitur tambahan seperti shared contact, email grouping, task, calendar, dan lain sebagainya akan sangat membantu operasional bisnis menjadi lebih mudah.

Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis

Meskipun terlihat sama, ternyata terdapat beberapa perbedaan di antara keduanya. Adapun perbedaan email bisnis dan surat bisnis adalah sebagai berikut:

Media yang Digunakan

Perbedaan yang paling menonjol di antara keduanya adalah media yang digunakan untuk membuat email bisnis maupun surat bisnis. Umumnya, email bisnis akan memanfaatkan media elektronik, baik dalam proses pembuatannya maupun pada tahap pendistribusiannya.

Sementara pada surat bisnis, biasanya perusahaan akan menggunakan media-media tradisional, misalnya pembuatan surat yang ditulis secara manual atau dalam bentuk print out.

Penggunaan Domain

Bentuk penulisan pada email bisnis harus menggunakan identitas perusahaan yang memiliki perbedaan dengan perusahaan lainnya. Umumnya, identitas perusahaan akan dicantumkan di bagian belakang simbol @ setelah nama pemilik email.

Selain itu, email bisnis akan ditulis dengan menggunakan identitas perusahaan pada bagian akhir email, sedangkan surat bisnis umumnya menggunakan format penulisan yang mirip seperti surat resmi lainnya.

Fungsi

Perbedaan lain antara email bisnis dengan surat bisnis terletak pada fungsi dari keduanya.

Pada email bisnis, pengiriman email ini dipergunakan untuk mengirimkan email marketing, mengintegrasikan tools yang dipakai oleh perusahaan, pengiriman invoice, hingga media promosi yang membutuhkan cakupan jangkauan luas.

Sementara pada surat bisnis umumnya digunakan untuk memenuhi kebutuhan dalam proses pengiriman barang, seperti invoice cetak, surat cetak, surat jalan, dan informasi lain berbentuk cetak yang dibutuhkan sebagai bukti.

Kemudahan Penggunaan

Penggunaan email bisnis cenderung lebih fleksibel dan mudah digunakan, dibandingkan dengan surat bisnis. Terlebih, saat ini seluruh aspek bisnis dapat dilakukan secara online.

Kamu juga tidak membutuhkan banyak waktu untuk membuat email bisnis. Selain itu, dengan membuat email bisnis, kamu membantu mengurangi tumpukan sampah kertas saat menjalankan bisnis. Surat bisnis cenderung lebih cocok jika digunakan oleh jenis perusahaan-perusahaan konvensional yang sudah lebih lama dikenal masyarakat.

Kebutuhan Bisnis

Tidak hanya bentuknya yang berbeda, kebutuhan penggunaan dari surat bisnis dan email bisnis juga relatif berbeda. Biasanya, perusahaan yang memanfaatkan email bisnis dapat meraih lebih banyak engagement dengan pelanggan.

Sementara pada surat bisnis, tingkat kepercayaan konsumen akan meningkat, terutama saat konsumen dan perusahaan sedang melakukan kerja sama yang membutuhkan adanya surat bisnis tersebut.

Tingkat Keamanan

Jika dilihat dari segi keamanan bisnis, baik surat bisnis maupun email bisnis sama-sama memiliki kelebihan dan kekurangan.

Email bisnis yang dikirimkan secara online masih rentan terkena hack oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, apabila keamanannya tidak diperbaharui secara rutin. Akan tetapi, email bisnis akan cenderung lebih mudah disimpan karena dikirimkan dalam bentuk digital.

Berbeda dengan surat bisnis yang bisa hilang kapan saja saat berada di jalan, karena dibuat dalam bentuk print out, namun relatif lebih aman dari hacker karena tidak dibuat secara online.

Berbayar

Perbedaan terakhir terletak pada sifatnya yang berbayar dan tidak berbayar. Apabila kamu membutuhkan email bisnis dengan domain khusus atau kapasitas penyimpanan yang besar, tentu kamu akan diminta untuk berlangganan dan membayar dalam jumlah tertentu.

Namun, hal ini tidak berlaku pada surat bisnis. Perusahaan tidak perlu berlangganan karena surat bisnis dapat dibuat langsung menggunakan peralatan yang sudah mereka miliki.

Contoh Email Bisnis

Salah satu contoh pembuatan email untuk bisnis yang bisa dikirimkan perusahaan kepada calon pelanggannya adalah sebagai berikut:

Subjek: Undangan Pertemuan

Isi Email:

Kepada PT Mekar Jaya

Seperti yang telah disampaikan dalam email yang kami sebelumnya terkait penerimaan tawaran kerja sama, bersama email ini, kami PT Santosa Abadi mengundang Anda untuk hadir sebagai perwakilan dari PT Mekar Jaya pada:

Tempat : Restoran Gemah Ripah

Waktu : 12.00 – 13.30 WIB

Demikian undangan yang kami berikan, apabila ada pertanyaan yang ingin disampaikan silahkan meneruskan email ini.

Best Regards,

Bari Julio

CEO PT Santosa Abadi

Cara Membuat Email Bisnis

Ada beberapa cara buat email bisnis yang bisa dilakukan, baik dengan berlangganan atau berbayar, maupun secara gratis menggunakan fitur yang disediakan oleh Google.

Perhatikan beberapa tahapan di bawah ini untuk membuat email bisnis menggunakan Google Workspace secara gratis.

Masuk ke dalam website resmi Google Workspace, kemudian pilih tombol Start Free Trial.
Masukkan nama bisnis kamu, jumlah karyawan, serta region dari bisnis tersebut. Apabila sudah diisi, kamu bisa pilih Next.
Secara otomatis, kamu akan menjadi admin dari Google Workspace. Oleh sebab itu, pastikan kamu mengisi kontak informasi pada kolom yang telah disediakan. Kemudian, pilih Next.
Membuat email bisnis membutuhkan alamat domain yang kamu miliki sendiri. Jika kamu sudah memiliki alamat domain, kamu bisa pilih Yes, I have one that I can use.
Masukkan nama domain yang kamu miliki, Nantinya, nama domain ini akan dipakai untuk membuat custom email. Lalu pilih Next.
Konfirmasi nama domain yang kamu gunakan, kemudian pilih Next.
Kamu bisa memilih, ingin mendapatkan email Newsletter yang dikirimkan dari pihak Google atau tidak. Pilihlah sesuai keinginan kamu.
Buatlah akun email yang khusus untuk log in ke dalam Google Workspace. Pastikan kamu memberi tanda ceklis pada kolom Captcha dan lanjutkan proses pembuatan dengan memilih tombol Agree and continue.

Penutup

Email bisnis menjadi salah satu media yang sering digunakan untuk berkomunikasi dan berinteraksi dengan klien maupun rekan satu tim, mengenai bisnis yang sedang dijalankan.

Ada banyak manfaat yang akan didapatkan bisnis saat menggunakan email bisnis, seperti fitur-fitur yang bermanfaat untuk membantu operasional bisnis, meningkatkan branding perusahaan, dan lain sebagainya.

Jika perusahaan dapat memanfaatkan email bisnis ini dengan optimal, operasional bisnis dapat berjalan dengan baik dan kredibilitas perusahaan juga ikut meningkat.

Referensi:

https://www.exabytes.co.id/blog/perbedaan-email-bisnis-dan-surat-bisnis/
https://www.mokapos.com/blog/contoh-email-untuk-kepentingan-bisnis-yang-terbaik#5-contoh-email-untuk-kepentingan-bisnis-yang-terbaik
https://www.jagoanhosting.com/blog/apa-itu-email-bisnis/
https://www.gramedia.com/best-seller/cara-membuat-email-bisnis/#google_vignette
https://www.niagahoster.co.id/blog/email-bisnis/#2_Cara_Membuat_Email_Bisnis_dengan_Layanan_Email_Hosting