Mengetahui cara kirim email terjadwal akan memastikan email-mu tetap dikirim tepat waktu ke penerimanya meskipun kamu sedang tidak terhubung ke internet. Artinya pekerjaan tetap berjalan seperti biasa dan kamu tidak perlu menulis ulang email-nya.
Manfaat tersebut didapatkan dari fitur “Schedule Email” yang ada di platform email seperti Gmail dan Outlook. Nah, di artikel kali ini, kita akan membahas apa itu fitur email terjadwal dan bagaimana cara menjadwalkan pengiriman email.
Apa Itu Fitur Email Terjadwal?
Schedule email atau email terjadwal adalah fitur yang memungkinkan kamu menulis email kapan saja lalu menentukan waktu pengirimannya secara spesifik. Oleh karena itu, fitur ini sangat berguna untuk mengirim email-mu ke penerimanya secara otomatis pada waktu yang sudah ditentukan.
Dengan fitur ini, kamu tidak perlu lagi mengirim email secara manual sehingga pekerjaanmu bisa selesai lebih cepat. Apalagi, kamu bisa mengatur waktu pengiriman untuk beberapa email sekaligus.
Mengapa Harus Mengirim Email Terjadwal?
Ada kalanya kamu tidak harus menggunakan fitur email terjadwal seperti saat sedang merencanakan kerja sama atau ingin mengambil keputusan cepat untuk merespon suatu email. Akan tetapi, jika email atau balasan darimu tidak terlalu penting, sebaiknya manfaatkan email terjadwal. Mengapa begitu? Ini alasannya:
Mencegah Kesalahan
Saat menulis email penting, kadang-kadang terjadi kesalahan seperti informasi atau data yang keliru, lampirannya tertinggal, typo, atau yang lainnya. Menjadwalkan pengiriman email bisa mencegah semua kesalahan itu terjadi.
Nah, tergantung dari penting atau tidaknya email yang akan dikirim, kesalahan tersebut mungkin akan berpengaruh pada banyak hal. Contohnya, jika kamu salah menuliskan harga barang dalam email penawaran produk, perusahaan bisa rugi.
Menyesuaikan Pengiriman Email dengan Jadwal Penerima
Alasan yang kedua, kamu bisa menyesuaikan pengiriman email dengan jadwal penerima, terutama jika si penerima sangat sibuk atau tinggal di luar negeri yang beda zona waktu. Misalnya kamu harus mengirim email ke orang Amerika, kamu bisa mengatur waktu pengirimannya agar sesuai dengan jam kerja dia.
Memberi Jeda
Jika kamu sering berkomunikasi dengan klien lewat email, waktu pengiriman harus diperhatikan agar tidak memenuhi “Inbox” mereka. Dengan fitur email terjadwal, kamu bisa memberi jeda pada waktu pengiriman jadi tidak mengganggu kenyamanan klien.
Bisa Membuat Draft Lebih Awal
Alasan yang keempat adalah kamu bisa membuat draft email lebih awal saat ada waktu luang di kantor. Karena deadline-nya masih lama, kamu bisa menggunakan email terjadwal untuk menyesuaikan waktu pengiriman email-nya. Ya, fitur ini bisa membuat pekerjaanmu lebih efisien.
Mengirim Email dalam Jangka Waktu Tertentu
Untuk kamu yang sering diberi tugas mengirimkan email dalam waktu tertentu seperti sebelum rapat, segera manfaatkan fitur email terjadwal. Fitur ini membantu kamu mengirimkan banyak email dalam satu waktu secara bersamaan.
Baca Juga: Apa Itu Email Blast? Definisi, Contoh, dan Cara Membuatnya
Cara Kirim Email Terjadwal
Fitur email terjadwal bisa kamu temukan di banyak platform email, namun untuk artikel kali ini kita akan fokus pada cara menjadwalkan email di Gmail dan Outlook yang lebih populer di Indonesia. Lantas, bagaimana cara kirim email terjadwal? Berikut panduannya:
Cara Mengirim Email Terjadwal di GMail melalui Browser
Cara mengirim email terjadwal di Gmail bisa dibagi menjadi dua, yaitu melalui browser dan juga aplikasi HP. Berikut adalah panduang mengirim email terjadwal melalui browser PC atau laptop:
Login ke akun Gmail
Pertama, siapkan aplikasi browser di gawai milikmu lalu buka Gmail melalui alamat mail.google.com atau mengetik keyword “Gmail” di Google. Login dengan username dan password akun Gmail-mu.
Tulis email baru
Langkah kedua, tulis email baru dengan meng-klik tombol “Compose” yang terletak di sebelah kiri atas. Masukkan alamat email penerima di kolom “To” dan subjek email di kolom “Subject”. Tulis apa yang ingin kamu sampaikan di body email.
Klik schedule send
Jika penulisan email telah selesai, klik ikon panah kecil yang ada di pinggir tombol “Send”, lalu klik opsi “Schedule send”. Selanjutnya akan muncul pop-up kecil “Schedule Send” yang berisi opsi waktu pengiriman email.
Atur waktu dan tanggal pengiriman
Dalam pop-up “Schedule Send” ada empat opsi yang bisa kamu pilih, yaitu: besok pagi, siang ini, hari Senin di minggu selanjutnya, atau kustomisasi.
Jika kamu ingin mengirim email di luar waktu yang sudah disediakan, klik opsi “Select Date and Time”. Selanjutnya tentukan tanggal dan waktu pengirimannya melalui kalender atau kolom yang tersedia.
Konfirmasi pengiriman
Langkah terakhir, konfirmasi pengiriman dengan meng-klik tombol opsi waktunya atau tombol “Schedule Send” jika kamu memilih kostumisasi.
Cara Mengirim Email Terjadwal di GMail melalui Aplikasi
- Pertama, silahkan buka aplikasi Gmail yang ada di HP kamu lalu ketuk ikon “Tulis” yang ada di pojok kanan bawah layar
- Tulis alamat email penerima, subjek email, dan isi.
- Ketuk ikon titik tiga vertikal yang terletak di pojok kanan atas layar, lalu pilih opsi “Jadwalkan Pengiriman”
- Selanjutnya, pilih jadwal pengiriman (Besok Pagi, Besok Siang, Senin Pagi, Jadwal Terakhir, Pilih Tanggal dan Waktu).
- Jika ingin mengatur jadwal pengiriman di luar pilihan default, pilih opsi “Pilih Tanggal dan Waktu”. Kemudian atur tanggal dan waktu pengirimannya
Cara Mengirim Email Terjadwal di Microsoft Outlook
Login ke akun Microsoft Outlook
Pertama, buka aplikasi browser lalu kunjungi alamat https://outlook.live.com/mail/. Kemudian klik tombol “Login” dan masukkan email serta password akun Microsoft ke kolom yang tersedia.
Tulis email baru
Langkah selanjutnya adalah menulis email baru. Caranya hampir sama dengan Gmail, kamu cukup meng-klik tombol “New Email”. Setelah itu, tuliskan alamat email penerima, subjek, dan bagian isi email.
Klik ikon panah pada tombol “Send”
Setelah selesai menulis email baru, lanjutkan ke langkah berikutnya yaitu meng-klik ikon panah pada tombol “Send”. Saat muncul pilihan, silakan klik pilihan “Schedule Send”.
Atur waktu dan tanggal pengiriman
Pada tahap ini, kamu akan melihat pop-up “Schedule Send” yang berisi pengaturan waktu pengirimannya. Sama seperti Gmail, di Outlook juga ada beberapa pilihan. Yang pertama adalah besok pagi, kemudian Minggu pagi, dan terakhir waktu kostum.
Gunakan pilihan terakhir jika kamu ingin mengirim email di luar pilihan yang disediakan, kemudian tentukan tanggal dan waktu pengirimannya.
Konfirmasi pengiriman
Terakhir, klik tombol “Send” untuk mengkonfirmasi pengiriman email-nya.
Cara Mengubah Email Yang Terjadwal
Bagaimana jika kamu ingin mengubah email yang sudah dijadwalkan karena ada typo, lampiran yang tertinggal, atau ingin menambahkan informasi baru? Tenang, cara mengubah email yang terjadwal cukup mudah kok.
- Pertama, buka akun Gmail melalui browser
- Setelah itu, klik menu “Scheduled” atau “Terjadwal” yang ada di sebelah kiri
- Kemudian cari dan pilih email yang ingii kamu ubah
- Buka email-nya, lakukan perubahan yang diperlukan
- Jika sudah selesai, klik ikon panah bawah yang ada di samping tombol “Kirim”
- Terakhir, klik opsi “Jadwalkan Pengiriman” lalu tentukan waktu pengiriman yang baru.
Baca Juga: Kenapa Email Masuk ke Spam, 9 Alasan yang Penting Dipahami!
Penutup
Demikian langkah-langkah cara kirim email terjadwal melalui Gmail dan Microsoft Outlook. Perlu diingat, fitur ini tidak bisa digunakan untuk semua situasi walaupun prosesnya lebih sederhana, efisien, dan sangat membantu memastikan email terkirim di waktu yang tepat.
Referensi:
- https://mailmeteor.com/blog/how-to-schedule-an-email-in-gmail#frequently-asked-questions
- https://ca.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-schedule-email-in-gmail
